Für Auftraggeber

Effizienzsteigerung für Reinigungsverwalter

epsum bietet Reinigungsverwaltern in Unternehmen erstmals ein umfassendes Onlineportal zur vollständigen Verwaltung der gesamten Gebäudereinigung und Kommunikation mit den Gebäudedienstleistern an. Der Reinigungsverwalter kann mit epsum erstmals mit einem Tablet die Qualität der tatsächlich erbrachten Reinigungsleistung in einem Objekt prüfen und eine Bewertung abgeben. Diese Bewertung steht anschließend allen Beteiligten, wie z.B. dem Management, dem Dienstleister oder der Reinigungskraft, in Echtzeit zur Verfügung.

Vollständige Reinigungsverwaltung online

Die Anforderungen an Reporting, Analyse und Prognose von Geschäftsprozessen sind gestiegen. Intelligente Onlineprozesse werden immer wichtiger für die Steuerungsfähigkeit und Reaktionsgeschwindigkeit von Unternehmen. Ziel vieler Entscheider ist es, Geschäftsprozesse zukünftig besser planen, steuern und kontrollieren zu können, um Kosten zu sparen. epsum bietet die vollständige Steuerung von Reinigungsprozessen an, die eine Prozessoptimierung einfach möglich macht.

Bedarfsgerechte Reinigung, Benchmark und Prognose

Unmittelbare Reaktionen bei kurzfristigem Reinigungsbedarf ist mit epsum erstmals möglich. Sobald Reinigungsbedarf besteht, kann der Auftraggeber unverzüglich seinen Dienstleister oder seine Reinigungskräfte informieren. Diese wissen durch die hinterlegten Leistungsbeschreibungen dann sogleich, was zu tun ist. Neben der detailierten Übersicht aller Kosten für alle Objekte, Flächen und Leistungen ist auch ein Vergleich anhand der Kosten pro Quadratmeter im Jahr möglich. Das Benchmark erlaubt, Optimierungspotenzial leicht zu erkennen. Die Simulation von Turnus- und Leistungsänderungen führt ebenfalls zur Optimierung von Einsatzplanung und Kosten.

Online Ausschreibung effizient durchführen

Mit epsum können Ausschreibungen für Außenanlagen, Glasreinigung, Unterhaltsreinigung und Spezialobjekte einfach gestartet und durchgeführt werden. Im Onlineportal sind alle dafür nötigen Informationen, wie Reinigungsfläche, Reingungshäufigkeit sowie zu erbringende Reinigungsleistung übersichtlich hinterlegt. Der Auftraggeber erfüllt somit die Pflicht, Leistungsanforderungen individuell, klar und eindeutig zu formulieren. So können Dienstleister exakt kalkulieren und realistische Preise anbieten.

Auftragsvergabe nach Arbeitnehmer-Entsendegesetz

Die eingehenden Angebote der Gebäudedienstleister werden in einem Bieterspiegel im Portal aufgelistet. Die Sortierung erfolgt nach Leistungspreis und Qualitätsbewertung. Auftraggeber bzw. Reinigungsverwalter sehen auf einen Blick, welcher Dienstleister das beste Angebot bietet. Die Wahl findet zugunsten der Qualität statt und die Preise entsprechen dem notwendigen Stundenverrechnungssatz laut Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AentG). So wird die Einhaltung und Kontrolle von gesetzlichen Mindestlöhnen sichergestellt.


LEISTUNGEN FÜR AUFTRAGGEBER

Datenmanagement

  • Anlegen und Pflegen eines virtuellen Raumbuchs für eine unbegrenzte Anzahl an Objekten.
  • Abbilden der Unternehmensstruktur (nach Standorten bis hin zu einzelnen Räumen).
  • Management aller Daten rund um Fläche, Leistung, Zeiten, Kosten & Qualität.
  • Erstellen von Leistungsverzeichnissen, Raumgruppen und Leistungsgruppen.
  • Verwalten sämtlicher Verträge mit Reinigungsdienstleistern.

Kosten & Benchmark

  • Abbildung der Kosten anhand der Unternehmensstruktur (nach Regionen, Standorten bis hin zu einzelnen Objekten).
  • Auswertung der Kosten nach Raumgruppen, einzelnen Leistungen über das gesamte Unternehmen oder Organisationsstruktur.

Qualitätsmessung

  • Mobile Beurteilung der Reinigungsleistungen in Echtzeit.
  • Auswertung der Qualitätschecks nach Objekten und nach Dienstleistern.

Prozesssteuerung

  • Vollständige Steuerung von Reinigungsprozessen (Revier- und Einsatzplanung inkl. Erstellen von To-Do-Listen für z.B. Reinigungskräfte).
  • Simulation von Turnus- und Leistungsänderungen zur Optimierung von Kosten & Einsatzplanung.
  • Anfordern von bedarfsorientierter Reinigung in Echtzeit, z. B. Winterdienst.

Online-Ausschreibung

  • Zusammenstellung von Objekten mit Leistungsbeschreibungen für eine Online-Ausschreibung zur Identifikation des geeigneten Dienstleisters (Vergleich von Angebotspreisen).
  • Durchführung der Online-Ausschreibung mit maximalem Wettbewerb im Markt.
  • Automatische Auswertung aller eingehenden Angebote im Bieterspiegel.
  • Auftragsvergabe und Ablage der Verträge im Onlineportal.
  • Tariflohn- und Entsendegesetz-Konformitätsprüfung (Sicherstellung der Einhaltung von Mindest- und Tariflohn bei Beauftragung der Reinigungskräfte).

VORTEILE FÜR AUFTRAGGEBER

  • Automatisierte Onlineprozesse mit Reaktionen in Echtzeit
  • Beste Preise zum Ausschreibungszeitpunkt durch maximalen Wettbewerb unter Gebäudedienstleistern
  • Effizienzsteigerung durch Prozessoptimierung
  • Höhere Kunden-, Mitarbeiter- und Dienstleisterzufriedenheit
  • Kostenersparnis durch optimale Prozesssteuerung & Synergieeffekte (Benchmark)
  • Planungs- und Umsetzungssicherheit, insb. bei kurzfristigem Reinigungsbedarf
  • Qualitätssteigerung der Leistungen durch einfache, individuelle Kontrollen
  • Rechtssicherheit & Compliance bei der Auftragsvergabe
  • Transparenz in allen Prozessschritten durch Auswertung aller relevanten Daten

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